文稿起草是办公室工作中的一项重要任务，也是衡量办公室服务水平的一个重要维度。写作能力提高的过程，是一场马拉松长跑，而不是百米冲刺，比的是意志，拼的是耐力，靠的是坚持。每篇成功文稿的背后，都凝结着汗水和心血，充满着痛苦与煎熬。要想提高文稿写作能力，必须经过一个长期过程，非下苦功不可。
对学习写材料的同志而言，练笔是必经环节，只有实践才能学本事、长本事，面对写材料的任务，不可盲目动笔，先静心思考，做到“三个分清”。
分清“为谁而写”
不同的领导，有不同的身份特征、工作阅历、性格特点、语言风格，对材料的要求自然也不相同。所以，写材料必须坚持需求导向。
一方面，平时做个有心人，多听听会上领导讲什么，看看文件上领导批示什么，从中找准领导的关注点；另一方面，多请示汇报，带着自己想好的初步思路去向领导请教，再根据领导的想法和意见，修改完善写作思路和框架。这样写出来的材料才更容易获得认可，达到好的效果。
分清“讲给谁听”
文稿起草必须把握受众特点、了解受众期待，切忌自说自话，甚至说别人听不懂的话。比如，同样一件事情，对上级要用汇报的口吻，“我们将怎么样”“我们建议怎么样”；对下级要用提要求的口吻，“大家要怎么样”“希望大家怎样”；平级交流又是另外一种口吻，讲“我们是怎样做的”。对上汇报，应少讲理论、少发议论；对下讲话，可以多摆事实、讲道理。
分清“讲的场合”
不同的地方、不同的场合，讲话也有不同的要求。比如，坐着讲还是站着讲，大会上还是小会上讲，语言......
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